NOTELE DE PLATA ELECTRONICE ȘI FACTURILE DIGITALE ECONOMISESC TIMP ȘI EFORT COMPANIILOR MICI ȘI CLIENȚILOR LOR

Deși facturarea digitală nu este o noutate în business, nu toate companiile din Moldova își gestionează electronic plățile. Deși procesarea plăților este, fără îndoială, unul din cele mai importante aspecte ale oricărei afaceri, tranzacțiile financiare pot ușor afecta buna impresie despre o companie, chiar dacă interacțiunea clientului cu serviciul sau produsul înainte de tranzacție a fost plăcută, ca să nu mai vorbim despre impactul direct al plăților asupra fluxului de numerar al unei companii dacă acestea întârzie sau nu funcționează.

În prezent, majoritatea companiilor din Moldova și în special cele mici se bazează pe notele de plată care sunt elaborate manual în software precum Microsoft Office (Word sau Excel) și livrate personal sau trimise ca atașament (deseori în format PDF) prin e-mail, ceea ce înseamnă predispunere pentru erori și pierdere de timp. De-aceea, DigiNet Pro, o mică companie TIC selectată de PNUD Moldova în cadrul unui concurs de finanțare, dezvoltă un instrument electronic de emitere a notelor de plată pentru companii, care să le ajute să trimită note de plată electronice personalizate către partenerii lor de afaceri.

Lucrați în cloud, economisiți hârtie, cerneală, timp și efort

DigiNet își propune să optimizeze procesele administrative, soluția propusă fiind conectată la cel mai popular software de contabilitate și baze de date (1C:8, CRM Bitrix24 și AmoCRM) din țară. Datorită cloud-ului unde vor fi păstrate toate e-facturile, orice manager de vânzări sau contabil va putea găsi și trimite toate notele de plată electronice, urmări statutul lor(efectuate sau restante) și le expedia repetat. Potrivit lui Vladimir Macarov, director al DigiNet Pro, serviciul va minimiza cheltuielile operaționale. Deloitte estimează că fiecare notă de plată procesată digital poate economisi până la 20 USD.

DigiNet Pro nu doar va digitaliza procesul de emitere a notelor de plată, ci și îl va ajusta, permițând companiilor să emită note de plată în valute diferite, să le expedieze automat și să le dubleze cu un e-mail sau un SMS. Aceasta nu înlocuiește deocamdată facturile fiscale, pe care fiecare companie este obligată să le emită (fizic sau electronic), să le semneze cu fiecare furnizor sau client cu care interacționează. DigiNet speră să propună în viitor o soluție digitală și pentru această parte a tranzacțiilor unei companii.

Coduri QR pentru a ajuta persoanele în etate să-și plătească facturile de la distanță

O altă companie selectată în cadrul aceluiași concurs de inovație digitală al PNUD propune să valorifice tehnologia codului QR pentru a digitaliza și mai mult plățile. PayNet propune ca facturile pentru serviciile comunale emise de furnizorii locali, cum ar fi companiile de aprovizionare cu apă și de salubrizare, gestionare a deșeurilor solide, dar și altele să integreze pe facturile sale un cod QR care, odată scanat, va oferi acces imediat unei persoane la interfața de plată unei companii, care, la rândul său, direcționează clientul către operatorul de servicii. Apoi utilizatorul are două opțiuni:fie plătește prin card bancar, fie prin portofelul digital al PayNet.

Or, în Moldova nu fiecare persoană deține un cont bancar (aproximativ 2,2 milioane de carduri existente la sfârșitul anului 2020), în timp ce 98% din țară are acoperire la Internet și peste 2,5 milioane de persoane au acces la internet pe smartphone-urile lor – toate ingredientele necesare pentru a plăti facturile la servicii comunale fără a avea un cont bancar. Mai mult, deținerea unui cont bancar și a unui card de debit sau de credit nu garantează că acesta este utilizat la întregul său potențial. Doar 60% dintre cardurile bancare emise sunt active, dar și mulți deținători de carduri extrag tot numerarul o dată pe lună, atunci când își primesc salariul sau pensia.

Soluții digitale accesibile pentru companii mici

Soluția PayNet le poate permite vârstnicilor ai căror copii locuiesc adesea peste hotare, să își gestioneze electronic gospodăriile. Persoanele în etate din Moldova se simt tot mai confortabil să folosească un smartphone (mai ales pentru a se conecta cu cei dragi) și, cu ceva ajutor, pot învăța cu ușurință cum să facă plăți folosind un cod QR. Alternativ, rudele lor din străinătate pot folosi codurile QR pentru a efectua plata de la distanță. Tot ce va trebui este să le ceară părinților sau bunicilor lor să le trimită o fotografie a facturii.

Acesta este unul dintre motivele pentru care PayNet se va concentra pe implementarea acestei tehnologii în zonele rurale ale țării. „Am ales să sprijinim plata facturilor prin codul QR în mediul rural, deoarece acest instrument oferă un confort și flexibilitate atât utilizatorilor, cât și beneficiarilor de plăți. De asemenea, credem că QR-ul este un instrument simplu care ar putea fi înțeles și folosit de majoritatea populației”, spune Vlad Ghenciu, manager de produse la PayNet.

Implementarea acestui serviciu înseamnă încheierea unui număr mare de parteneriate cu furnizorii locali de servicii comunale și depășirea problemelor de integrare a tehnologiei de a plăti prin codul QR în procesele obișnuite ale companiei, deoarece unele dintre aceste companii nici măcar nu își emit facturile automat. Dar efortul merită, iar costurile proiectului sunt suportate deocamdată de PayNet, datorită grantului oferit de PNUD Moldova.

Compania a demonstrat că micii furnizori de servicii, cum ar fi comercianții ambulanți, pot adopta cu ușurință tehnologia la un cost foarte scăzut, în colaborarea lor cu fermierii și meșteșugarii locali de la EcoLocal (piață de weekend). Aceștia plătesc până la 2% din costul total al facturii fără a fi nevoiți să investească într-un terminal la punctul de vânzare.

„Această tehnologie este mult mai convenabilă și mai accesibilă decât terminalul la punctul de vânzare. Ar trebui să plătesc pentru înregistrare, terminalul în sine, iar băncile ar percepe o taxă pentru fiecare vânzare de brânză pe care aș face-o. Dar tehnologia QR-code a fost oferită gratuit, iar eu plătesc un procent mic din fiecare vânzare” spune Dorina Baciu, administrator la „Sălașul Baciului”.

DigiNet Pro și PayNet au fost selectate în cadrul primei ediții a concursului de finanțare organizat de Programul PNUD Moldova „Accelerarea transformării digitale în sectorul public al Republicii Moldova”. Ideile generate demonstrează că există soluții digitale accesibile pentru companiile mici și mijlocii, care pot îmbunătăți procesele interne și serviciile pentru clienți.