EXPERIENȚELE AUTORITĂȚILOR PUBLICE CENTRALE ÎN COMUNICAREA CU REPREZENTANȚII CURȚII DE CONTURI

TI-Moldova:Experienţele autorităților publice centrale în comunicarea cu reprezentanții Curții de Conturi

Pentru a dezvolta subiectul evaluării instituţionale a Curţii de Conturi prin prisma Sistemului Naţional de Integritate, analizat în martie curent[1], TI-Moldova a efectuat un sondaj în autorităţile publice centrale (APC) auditate de Curtea de Conturi. Scopul sondajului este analiza opiniilor şi experienţelor reprezentanţilor APC  despre relațiile cu auditorii Curţii în timpul misiunilor de audit;comportamentul, profesionalismul şi integritatea auditorilor;precum şi implementarea recomandărilor Curţii.

Sondajul a avut la bază un chestionar adresat conducătorilor entităţilor publice şi responsabililor care au comunicat cu Curtea de Conturi în cadrul misiunilor de audit extern. Sondajul s-a desfăşurat în perioada 20 septembrie – 5 noiembrie 2021, la el participând 14 APC (ministere şi entităţi din subordinea acestora)[2]. Sondajul vizează perioada de timp:2018 – august 2021.

Constatări succinte ale sondajului

Existența regulilor interne de comunicare cu Curtea de Conturi. Desemnarea responsabililor. Deși Decizia Prim ministrului nr.39/2020 recomandă APC de a elabora reguli interne care ar îmbunătăți comunicarea cu Curtea de Conturi, doar puțin peste ½ din entitățile publice care au participat la sondaj susțin că dispun de atare reguli.

Marea parte a entităților au desemnat subdiviziuni responsabile de comunicarea cu Curtea în timpul misiunilor de audit, sarcinile fiind atribuite, de regulă, serviciilor de audit intern. În două entități (MAI și MECC), la momentul intervievării, nu erau desemnate astfel de subdiviziuni.

Unele prevederi din regulamentul-model privind comunicarea cu auditorii Curții de Conturi aprobat prin Decizia Prim ministrului nr.39/2020 sunt excesiv birocratizate, ceea ce ar tergiversa prezentarea informaţiilor şi afecta procesul de audit.

Câte misiuni de audit extern au fost efectuate în ultimii trei ani? Fiind solicitate să indice cam câte misiuni de audit extern au fost efectuate în ultimii trei ani, toate entităţile au oferit informaţii, unele din ele specificând, în profilul anilor, şi tematica auditurilor. Despre cele mai multe misiuni de audit extern a relatat MF (16 misiuni de audit), SV (9), MEC și SFS (câte 7). Am putea presupune că entitățile publice ţin evidenţa auditurilor externe efectuate şi a recomandărilor Curţii de Conturi.

Curtea de Conturi a identificat careva abateri/abuzuri în timpul misiunilor de audit? Circa 86% din entitățile publice au confirmat că Curtea a constatat abateri în administrarea resurselor financiare şi patrimoniului public sau în raportarea financiară, 14% au remarcat că abateri n-au fost identificate. În opinia respondenților, 2/3 din abateri sunt depistate rareori și 1/3 – deseori.

Fiind somate să aprecieze cât de semnificative au fost abaterile identificate, nicio entitate nu le-a catalogat drept multe și grave. De regulă, aprecierile s-au referit la abateri nesemnificative/minore și semnificative.

Toate entitățile publice au remarcat că, urmare a misiunilor de audit extern, au examinat proiectele rapoartelor de audit și au venit cu explicații/comentarii la acestea. De remarcat că ½ din entități susțin că n-au avut suficient timp pentru a examina proiectele rapoartelor de audit al Curții si veni cu răspuns la ele. Odată cu reducerea, în baza Legii 260/2016, a termenului de examinare a proiectelor rapoartelor de audit, entitățile auditate s-ar putea confrunta cu un deficit și mai mare de timp.

Sunt oare rapoartele de audit ale Curţii de Conturi aduse la cunoştinţa angajaţilor şi a publicului? Prin ce modalitate? Practic toate entitățile publice susţin că au informat publicul şi angajaţii despre rezultatele misiunilor de audit, o singură entitate (PF) fiind excepţie. Cele mai uzitate modalităţi de informare sunt:examinarea rapoartelor de audit la ședințele de lucru cu managerii instituției și plasarea informațiilor pe paginile web ale entităților. Totuși, este de reținut că din 9 entități care susțin că plasează rezultatele auditurilor pe pagina lor web[3], 1/3 (MA, MS și ME) n-au făcut aceasta.

Entitățile au întreprins măsuri pentru a implementa recomandările Curţii de Conturi? Informaţiile au fost plasate pe paginile lor web? Toate entitățile au relatat că au luat măsuri pentru a implementa recomadările Curții de Conturi, acestea fiind incluse, de regulă, într-un plan de acțiuni aprobat de conducere. Totuși, nivelul de transparentizare a informațiilor despre măsurile întreprinse este jos – doar 43% din entitățile publice plasează asemenea informații pe pagina lor web, iar 57% – nu.  Mai mult, verificarea conținutului paginilor web ale celor 6 entități care susțin că publică pe web informațiile (SFS, MF, MAIA, MJ, SV, MS) arată că pe paginile web a două din ele (MAIA, MS) informațiile lipsesc.

Au fost sancționați vinovații de încălcarea legislaţiei? Niciuna din entități n-a relatat despre careva cazuri de sancționare, de către conducere, a persoanelor vinovate de încălcarea legislaţiei la utilizarea resurselor financiare/patrimoniului public și la raportarea financiară, 57% au răspuns că persoanele n-au fost sancționate, 29% au venit cu alte aprecieri/opinii, iar 14% – n-au răspuns la întrebare. Recunoscând faptul că APC se confruntă cu o serie de dificultăți ce țin de insuficiența personalului financiar calificat, totuși aplicarea măsurilor de atenționare și responsabilizare a angajaților este necesară pentru a descuraja comiterea încălcărilor legislaţiei în acest domeniu.

Opinii privind nivelul de profesionalism și imparțialitatea auditorilor Curţii de Conturi. Reprezentanții entităților publice au apreciat destul de pozitiv nivelul de profesionalism al auditorilor Curții de Conturi, circa 1/3 din entitățile respondente considerând-ul înalt și 2/3 – mediu. Și în cazul aprecierii imparțialității auditorilor Curții, opiniile au fost destul de prielnice:57% din entitățile respondente catalogând-o drept înaltă, 36% – medie, iar 7% au evitat să răspundă.

Auditorii Curţii asigură confidenţialitatea informaţiei? Se întâmplă ca ei să utilizeze informaţiile obţinute la misiunile de audit în scopuri personale? Deși jumătate din entitățile publice susțin că auditorii Curții de Conturi asigură confidențialitatea informațiilor obținute în timpul îndeplinirii obligațiilor de serviciu, o parte importantă (cca 43%) nu știu sau evită să răspundă la întrebare și 7% – consideră că această cerință nu se respectă.

În ce privește eventualele cazuri de utilizare de către auditorii Curții a informațiilor de serviciu în scopuri personale, 4/5 din entități n-au răspuns la această întrebare, eventual din considerente că nu cunosc asemenea situații, respectiv 1/5 susțin că atare situații nu  s-au întâmplat. 

Încrederea în auditorii Curţii de Conturi. Potrivit entităților publice, mai există rezerve la acest capitol:57% din entități au încredere medie în auditorii Curții de Conturi și în constatările acestora, cca  35% –  multă încredere și 7% – puțină încredere.

Atitudinea auditorilor Curţii de Conturi față de reprezentanții entităţilor publice în timpul misiunilor de audit. Marea majoritate (cca 80%) din entități apreciază pozitiv atitudinea auditorilor, considerând-o amabilă, respectuoasă, 7% – indiferentă, iar reprezentanții a 13% din entități au venit cu aprecieri aparte, relatând că au existat cazuri când auditorii Curții au expus unele solicitări şi exprimat opiniile de pe poziţii de superioritate, precum şi au manifestat reticenţă faţă de opinii contrare si față de solutii sustenabile la deficientele depistate.

Auditorii Curţii de Conturi v-au informat suficient despre informaţiile/documentele, pe care urma să le prezentaţi în timpul misiunilor de audit? Marea majoritate a entităților publice (cca 80%) au relatat că auditorii Cuții le-au informat pe deplin despre documentele pe care urmau să le prezinte, 14% – că au fost informate parțial și o entitate n-a răspuns la întrebare. Totodată, entitățile s-au referit și la faptul că auditorii deseori exagerează cu solicitări de note explicative;cer prezentarea informațiilor după anumite forme/tabele, cu toate că toată informația respectivă se găsește în materialele prezentate de entitatea publică;că informația totalizată în forma deținută de entitate nu se acceptă etc.

Acţiunile şi hotărârile Curţii de Conturi ar putea fi influenţate de către politicieni, demnitarii de stat sau de relaţiile auditorilor cu persoanele apropiate? Circa 4/5 din entități au evitat răspunsul la întrebare, fie din necunoaștere, fie din nedorința de a răspunde (reprezentanții unor entități au spus că nu vor să-și creeze probleme sau să piardă la locul de muncă);două entități au opinat că activitățile și hotărârile Curții de Conturi nu pot fi influențate și o entitate a susținut că asemenea situații ar avea loc.

Au existat careva situaţii de comportament neetic, conflicte de interese, abuzuri în activitatea auditorilor Curţii de Conturi?  Vi s-a dat de înţeles că raportul de audit ar putea fi „îmbunătăţit” pe căi neoficiale? Marea parte a entităților publice (93%) a relatat că în ultimii ani n-au fost situații când auditorii ar fi dat de înțeles că raportul de audit ar putea ”îmbunătățit” pe căi  neoficiale, iar 7% – că atare situații ar fi avut loc. Privitor la eventualitatea unor situații de comportament neetic, conflicte de interese, abuzuri în activitatea auditorilor publici, 78,6% din entități au relatat că asemenea situații n-au avut loc, 14,3% – au fost și 7,1% – n-au răspuns la întrebare.

La eventuale abuzuri au fost referite situații când entitatea publică a fost obligată să execute unele indicaţii şi recomandări nerelevante, apărute din motiv că auditorul extern n-ar cunoaşte specificul activităţii instituţiei auditate, precum și cazuri când auditorii au solicitat informații într-un anume format (tabele), deși datele respective se găseau în materialele prezentate de entitatea publică.

Propuneri/sugestii privind activitatea Curţii de Conturi. Majoritatea entităților au venit cu o serie de sugestii la activitatea Curții, multe din ele se referă la extinderea timpului stabilit pentru examinarea proiectului raportului de audit și expedierea comentariilor;evitarea suprapunerii controalelor și auditurilor efectuate la una si aceeiași entitate publică din cauza manoperei mari a entității;o mai mare atenție și receptivitate din partea auditorilor la explicaţiile/argumentele autorităților auditate etc.  

Recomandări:

Elaborarea și aplicarea regulilor interne de comunicare cu echipele de audit ale Curții de Conturi, de către entitățile care nu dispun de asemenea reglementări sau ajustarea documentelor interne existente la modelul aprobat (Decizia Prim ministrului 39/2020);

Desemnarea subdiviziunilor responsabile de comunicarea cu echipele de audit ale Curtea de Conturi în entitățile publice care nu dispun de ele;

Publicarea deciziilor Prim ministrului, implicit a Deciziei 39/2020, pe pagina web a Cancelariei de Stat și în Registrul de stat al actelor juridice;

Publicarea pe paginile web ale entităților publice a rezultatelor misiunilor de audit ale Curții de Conturi și a măsurilor întreprinse în vederea implementării recomandărilor acesteia;

Atenționarea și responsabilizarea adecvată a persoanelor vinovate de încălcarea legislaţiei la utilizarea mijloacelor și patrimoniului public, la raportarea financiară pentru a descuraja comiterea încălcărilor;

Fluidizarea circuitului documentar în cadrul entităților publice și îmbunătăţirea comunicării cu instituţiile din subordine;

Eventuala coordonare, de către organele de audit și de control, a planurilor/orarelor de lucru în cadrul APC în vederea evitării suprapunerii auditurilor/controalelor;

Luarea în considerație de către Curtea de Conturi a sugestiilor entităților participante la sondaj, inclusiv posibila extindere a timpului stabilit pentru examinarea proiectului raportului de audit;o mai mare atenție și receptivitate a auditorilor la explicaţiile/argumentele autorităților auditate; 

informarea pe pagina web a Curții despre gradul de realizare a recomandărilor de către entitățile auditate.

Continuarea sesiunilor de comunicare ale Curții de Conturi cu reprezentanţii subdiviziunilor de audit intern, ele fiind o modalitate propice de elucida carenţele cadrului normativ, problemele sistemice şi face schimb de bune practici;

Supravegherea continuă a respectării normelor etice de către auditorii Curții de Conturi, implicit a exigențelor ce țin integritate, conflicte de interese, confidențialitatea informațiilor, atitudinea respectuoasă faţă de angajaţii instituţiilor auditate;

Examinarea oportunității de revizuire a Regulamentului model privind modalitatea de comunicare cu echipele de audit ale Curții de Conturi pentru pentru a reduce sarcina birocratică asupra entităţilor publice şi Curţii.

Ipn.md